---

Byelaws for Delta Kappa Gamma Society International
Norway State Organisation

Revidert og godkjent september 2023
 
Vedtekter (Byelaws) for Delta Kappa Gamma Society International, Norge bygger på Constitution og International Standing Rules for Delta Kappa Gamma Society International, med senere endringer vedtatt på Convention.
 
Definisjoner:

1. Constitution: Det grunnleggende styringsdokument for Delta Kappa Gamma Society International.
2. International Standing Rules: Retningslinjer for det praktiske arbeidet i organisasjonen, utarbeidet i samsvar med Constitution.
3. Vedtekter/Byelaws: Styringsdokument for organisasjonen i et medlemsland. Dette må være i samsvar med Constitution og International Standing Rules.
4. Regler: Hver enkelt avdeling (chapter) kan vedta egne regler. Disse må ikke være i konflikt med overordnet dokument.

 
Constitution, International Standing Rules, Vedtekter og reglement for avdelingene (chapters) skal legges til grunn for all virksomhet i Delta Kappa Gamma Society International Norge.

Artikkel I
Navn

1. Navnet på den norske organisasjonen er Delta Kappa Gamma Society International, Norge.
2. Hver avdeling (chapter) skal betegnes med en gresk bokstav eller med en kombinasjon av flere greske bokstaver.

Artikkel II
Formål
Delta Kappa Gamma Society International, Norge har som formål:

1. - å fremme målet til Delta Kappa Gamma Society International, slik det er beskrevet i Constitution, artikkel 2,
2. - å være bindeledd mellom de lokale avdelinger og den internasjonale organisasjonen,
3. -  å organisere avdelinger i Norge og sørge for lederopplæring for lands- (state-) og avdelingslederne (chapter presidenter).

Artikkel III

1. Medlemmer kan være aktive, passive, eller æresmedlemmer samt lærerstudenter. Medlemskap skal være i samsvar med Constitution, artikkel III.
2. Hver avdeling (chapter) har full myndighet til å avgjøre saker vedrørende medlemskap i egen avdeling (chapter).
3. Medlemskap er gyldig når medlemskontingenten er betalt. Se Constitution Article !V,C2
4. Æresmedlemmer i Delta Kappa Gamma Society International, Norge skal være anbefalt av styret i en avdeling (chapter) og velges av landsstyret. Det kreves godkjenning med 4/5 flertall. Innsettelse av et norsk æresmedlem kan foretas på et medlemsmøte i avdelingen (chapter) eller på et landsmøte. Landslederen (State President) og leder av medlemskapskomitéen skal organisere selve seremonien.
5. Medlemskap for studenter kan tilbys i samsvar med Constitution Article III B4

1. Opphør av medlemskap: Fullstendig liste over medlemmer som har avsluttet sitt medlemskap i Delta Kappa Gamma Society International, Norge skal oppbevares av landsstyrets sekretær. Listen skal oppgi årsaken til og datoen for opphør. Hvis opphør av medlemskap skyldes utmelding, skal avdelingen oppbevare den skriftlige utmeldingen.
2. Gjenopptakelse: Kassereren i avdelingen (chapter) skal gi melding til landsstyrets sekretær når et tidligere medlem er blitt gjenopptatt.

Artikkel IV

1. Årskontingent

1. Årskontingenten til Delta Kappa Gamma Society International, Norge bestemmes på landsmøtet med 2/3 flertall. Endring av kontingenten skal være et beløp som står i samsvar med de nasjonale vedtektene.  
2. Årskontingent skal betales til avdelingens kasserer innen 15.mai. Landskassereren sender avgiften videre til HQ innen 30.juni. Medlemmer som ikke har betalt innen fristen, kan strykes.
3. Nye medlemmer som blir medlemmer mellom 1.juli – 31. desember betaler kontingent for hele året. De som blir medlemmer mellom 1. januar og 31. mars skal betale 50% av medlemsavgiften og de som blir med etter 31. mars betaler for det forekommende året.

1. Økonomikontroll

1. Foreløpig revidert regnskap skal legges fram for landsstyret og så godkjennes av landsmøtet. Det endelige reviderte regnskapet godkjennes av landsstyret.
2. Budsjettforslag for toårsperioden, utarbeidet av landskassereren, legges frem for landsstyret. Deretter legges det frem for landsmøtet til drøfting og endelig vedtak.
3. Utgiftsbilag for beløp over NOK 1000 skal godkjennes av landslederen (State President) før utbetaling foretas av kasserer.

1. Fond

1. Disponibelt fond. Det disponible fond skal være bruksfondet, med eget budsjett.
2. Reisefondet. Reisefondet er til støtte for medlemmene i DKG Norge, f.eks. til økonomisk hjelp til å delta på europeiske konferanser og Convention. Fondet har et eget styre og egne retningslinjer for bruk av midlene.
3. Det permanente fondet. Norway State skal ha et Permanent fond, i overensstemmelse med retningslinjene i Artikkel IV i Constitution.

Artikkel V
Organisasjon

1. Landsstyret

Landsleder (State President); velges.
Nestleder (Vice President): Avgått leder (Past President) fungerer som nestleder, og godkjennes på landsmøtet.
Sekretær; velges
Kasserer, skal velges og oppnevnes av landsstyret, men har ikke stemmerett. Landsmøtet har ikke autoritet til å godkjenne eller protestere mot oppnevnelsen.
 
Oppgavene til de valgte representanter/styremedlemmer, både de nasjonale og de lokale, er listet opp i Constitution Article VII.
 
a)         Den sentrale lederfunksjonen utøves av landslederen (State President). Hun representerer DKG Norge i de fora som det faller naturlig å delta i, også internasjonalt.
b)         Sekretæren er ansvarlig for all korrespondanse og referater.
c)         Kassereren er ansvarlig for kontingenter og alle utbetalinger. Hun er også leder av Medlemskapskomitéen og har stemmerett i medlemskapssaker.
d)        Avdelingslederne (Chapter Presidents) er også medlemmer av landsstyret.
 
Landsstyrets plikter er beskrevet i Constitution, Artikkel VII B2.
Landsstyret skal møtes minst én gang pr. år.
Landslederen (State President) kan innkalle til ekstraordinært møte med minst 30 dagers varsel. 
Styret er beslutningsdyktig når et flertall av medlemmene er til stede.
Avdelingsledere som ikke kan delta på landsstyremøter, kan oppnevne en vikar, med fulle rettigheter i styret.
Hvis styret av praktiske grunner finner det nødvendig å holde avstemning pr. e-post, anses dette som gyldig.
 
     2.   Funksjonsperiode

1. Styremedlemmer, valgt på et landsmøte i oddetallsår, skal fungere i en periode på to år, hvis ikke noe annet er nevnt, eller til en etterfølger er oppnevnt.
2. Ingen, unntatt kasserer, skal fungere i samme verv i mer enn to påfølgende perioder. Kassereren kan fungere i mer enn to perioder.
3. Alle styremedlemmer tiltrer 1. juli i det året de er valgt.
4. Landsmøtet oppnevner en revisor.

 
3.   Ledige styreverv

1. Hvis ledervervet (presidentvervet) skulle bli ubesatt i valgperioden, overtar nestleder (visepresident) funksjonen.
2. Hvis det skulle oppstå vakanse i et annet styreverv, oppnevner lederen en etterfølger.

 
4.   Nominasjon og valg

1. Nominasjon foretas av en valgkomité som består av et medlem fra hver avdeling (chapter).

Komitéen velges ved skriftlig valg på landsmøtet. Lederen velges av komitéens medlemmer. Komitéen skal legge frem forslag på 1 - én - kandidat til hvert styreverv. Kandidaten må ha gitt sitt samtykke. Avdelingene (chapters) skal være underrettet skriftlig om nominasjonene. Etter at komitéforslag er gjort kjent på møtet, kan forsamlingen foreslå ytterligere kandidater, med deres samtykke.

1. Valg skal være skriftlig og avgjøres med simpelt flertall. Hvis det bare foreligger ett navneforslag, kan valget foregå ved håndsopprekking.
2. Valgkomitéen forbereder avstemning og leder valget.

 
5.   Avdelinger (chapters)

1. Styret i avdelingen skal, bortsett fra kasserer, velges med alminnelig flertall på årsmøtene. Styret består av leder, nestleder, sekretær, kasserer og 1-2 styremedlemmer.
2. Funksjonsperioden for hvert styremedlem er normalt to år. Intet styremedlem, bortsett fra kasserer, skal ha samme verv lenger enn i to påfølgende perioder, dog i ekstraordinære tilfeller kan det gjøres avvik fra denne bestemmelsen. Alle styremedlemmer trer i funksjon 1. juli etter valget.
3. Kasserer utpekes av styret hvert annet år og kan fungere i mer enn to perioder.
4. Avdelingene lager selv sine regler. Disse skal være i overensstemmelse med Constitution, International Standing Rules og de norske vedtektene. Forandringer i avdelingsreglene skal oversendes Landsstyret til godkjenning.
5. Det skal holdes styremøter minst fire ganger i året. Avdelingsleder (Chapter President) kan innkalle til flere møter.
6. Hver avdeling (chapter) skal arbeide i samsvar med Constitution og de norske vedtektene (Byelaws).
7. Avdelingslederen (Chapter President) representerer avdelingen (chapter) som stemmeberettiget medlem i landsstyret.

 

1. Opplæring /kontinuitet –

• avdelingene får besøk av Landslederen (State President).
• Avdelingene (chapters) avgir rapport på hvert landsstyremøte.
• Utgående styremedlemmer har aktiv oppfølging og gir opplæring til og fungerer som mentorer for påtroppende styremedlemmer.

 
7.   Nye avdelinger

1. Landsstyret avgjør det geografiske området for hver avdeling og godkjenner organiseringen av en ny avdeling.
2. Regler for opptak av nye medlemmer og innvielse av en ny avdeling skal være anbefalt og godkjent av landsstyret og være i tråd med Constitution Article V.

 

1. a) Landsorganisasjoner og avdelinger skal ta ansvar, på sine respektive nivåer, for de   oppgavene som finnes i landsorganisasjon og / eller avdelingenes oppgaver slik de er beskrevet i Constitution Article VIII, Sections B and C.

b) Landsorganisasjonen og avdelingene kan danne komitéer etter behov for å oppfylle sine konstitusjonelle forpliktelser.

1. Arbeidet til landsorganisasjonen og avdelingene skal rapporteres på de skjemaene som oversendes fra Delta Kappa Gamma Society International og skal leveres til de mottakerne oppgitt på disse skjemaene.

 
Artikkel VI
Møter
1.         Landsmøter

1. Organisasjonssaker for Delta Kappa Gamma Society International, Norge tas opp på landsmøtet, som holdes hvert annet år, i oddetallsår.

Landsstyret bestemmer tid og sted. Blant annet drøfter man innsendte rapporter, planlegger organisasjonens virksomhet, foretar eventuelle endringer i de norske vedtektene, velger nytt landsstyre og drøfter ellers saker som det faller naturlig å ta opp i plenum.

1. Landsmøter kan avholdes digitalt/elektronisk så lenge medlemmene tilbys mulighet til å følge med og delta på møtet, og muligheten til å avlegge stemmer ivaretas.
2. Hvert medlem som er registrert som landsmøtedeltaker, kan avgi stemme. Hvis det blir forlangt, kan stemmegiving foretas med navneopprop.
3. Forsamlingen er beslutningsdyktig når et flertall av de registrerte møtedeltakerne er til stede.

e)  Landsmøtet skal oppnevne en revisor.

1. Avdelingsmøter

1. Hver avdeling bestemmer selv antall møter og aktiviteter pr. år.
2. Den enkelte avdeling skal selv bestemme når den er beslutningsdyktig.  
3. Avdelingsmøter kan avholdes digitalt/elektronisk så lenge medlemmene tilbys mulighet til å følge med og delta på møtet.

 
Artikkel VII
Komitéer

1. Faste komitéer

1. Valgkomité består av en fra hver avdeling.
2. Landsmøtekomité dannes av vertsavdelingen (chapter).
3. Medlemskapskomité består av kassererne fra hver avdeling (chapter) samt landskassereren som fungerer som komitéleder.
4. Reisefondsstyret velges på landsmøtet og består av en fra hver avdeling hvorav en skal tidligere ha vært Landsleder (State President).

 

1. Alminnelig forretningsorden 

1. Alle komitéer på landsplan godkjennes av styret, unntatt valgkomitéen.
2. Landslederen (State President) er selvskrevent eksternt medlem, uten spesielle oppgaver, av alle komitéer, unntatt valgkomitéen.
3. Elektronisk avstemming kan anvendes i saker som krever øyeblikkelig komité-behandling, hvis alle komitéens medlemmer er underrettet.

 

1. Komitéenes oppgaver

1. Valgkomitéens oppgaver utføres i samsvar med artikkel V.4 i disse vedtekter.
2. Landsmøtekomitéen er ansvarlig for planlegging av landsmøtene med hensyn til praktiske arrangementer og program. Komitéen samarbeider med landsstyret.
3. Virksomheten i Medlemskapskomitéen utføres i overensstemmelse med

Artikkel III i de norske vedtektene.

1. Reisefondstyret: I tråd med reglene for reisefondet skal komitéen behandle og avgjøre søknader om økonomisk støtte til deltagelse på europeiske konferanser og Convention.

 

1. «Ad hoc»-komitéer

Landslederen (State President) kan oppnevne «Ad hoc»-komitéer. Etter at komitéen har avlagt slutt-rapport til oppdragsgiver, skal komitéen oppløses.
 
Artikkel VIII
Publikasjoner
Spesielle emneskrifter og brosjyrer fra Delta Kappa Gamma Society International, Norge skal godkjennes av landslederen, og finansieringsplanen må godkjennes av landsstyret.
Våre nyheter publiseres på vår web-side, der alle medlemmer står fritt til å bidra. En web-ansvarlig redigerer siden. Vår web-side skal drives i henhold til DKGs regler.
 
Artikkel IX
Endringer

1. Endringer i vedtektene til DKG Norge som følge av revisjoner i DKG Constitution and/or Standing Rules skal foretas av landsstyret. Revisjoner legges fram for avdelingslederne (chapter presidents) som formidler videre til det enkelte medlem via epost/post innen en måned etter at revisjonen er vedtatt.
2. De norske vedtektene kan også bli endret med 2/3 flertall på et landsmøte. Forutsetningen er at et endringsforslag er bekjentgjort minst 60 dager før møtet.
3. Endringsforslag vedrørende vedtektene kan bli fremlagt for landsstyret av ethvert medlem og av enhver komité, ethvert styre eller avdeling.
4. Alle endringsforslag skal godkjennes med 2/3 flertall av landsstyret før de legges frem for landsmøtet til drøfting og avstemning.
5. Landslederen (State President) skal oversende godkjente endringer i de nasjonale vedtektene til International Constitution Committee.

 
Artikkel X
Oppløsning
            Dersom en avdeling (chapter) eller DKG Norge oppløses, skal

1. alle forpliktelser avsluttes og betales,
2. alle tilgodehavender overgis til DKG Norge hvis en avdeling oppløses, eller til DKGs International Board hvis DKG Norge oppløses. Gjenværende verdier (inkl. kontanter) sendes til et internasjonalt DKG-fond (f.eks. Available Fund).
3. Evt. resterende medlemmer fra et chapter som oppløses skal få tilbud om state membership.

Artikkel XI
Retningslinjer for Styringsordninger
Norway State har brukt Organisasjonshåndboken, (revidert i 2016) av Frivillighet Norge, Oslo som rettesnor for styringsordninger på landsplan og i avdelingene, med unntak for de prosedyrer som beskrives i Constitution, International Standing Rules, de norske vedtekter og avdelingsregler.